秘書行政管理素質之我見

秘書在社會職業大類別中一直扮演者重要的角色,在我國各類性質單位中都存在著這一個職位設置,對社會經濟、政治、文化活動的都存在著巨大的影響。在經濟社會發展越發專業化的今天,尤其是現在社會不斷對各級職位提出新要求的中國社會新發展的大浪潮,秘書的綜

  緒論

  大背景環境的區別導致了對一個職業具有不同的職業素質能力要求的不同表現。
  近年來,政府工作服務人民能力的進一步提升直接影響了每一個工作人員日常工作中的個人能力要求需要進一步發展才可以真正的實現整體政府工作能力提高的要求。秘書在傳統的認知中有人戲謔稱之為領導的公費保姆、甚至說事拿著閑錢的發言稿撰寫人都是對秘書的污蔑。當代秘書的素質和工作要求越來也高,秘書是發展中必不可少的重要一環。其中有兩個層面的能力是現代的必需品,專業能力不單單是文字處理能力、電子辦公能力還有新的溝通技巧、參謀咨詢能力、輔助決策能力等都是新的要求。尤其是對于秘書的整體素質要求更是不輸給服務的領導人的要求,其中又包括了政治修養、文化素質、廉潔自愛素質等等都在向領導看齊和不斷提出更高的要求。法律素質的要成,基礎道德修養的提高都是現代秘書的重要學習方向,本文將詳細探討現代秘書素質要求的個人見解,通過分析得出一份獨立的看法。

  一、行政管理是秘書工作的重要內容

  秘書為領導直接服務,所處的地位比較特殊,所以對秘書人員的素質有很多要求。
  對于政治文件的學習、個人思想覺悟、政治學習能力都是秘書日常工作當中需要注意的要點。秘書在日常工作中,必須要把政治方向放在首要的位置。在政治覺悟的思考理解當中需要把握良好的政治學習方向,不斷提高自己的政治修養。
  。首先在政治覺悟的思考理解當中需要把握良好的政治學習方向,不斷提高自己的政治修養。除了政治修養基礎素質外還需要秘書職位在在工作中提高個人的法律法規學習理念,通過對政治理論的不斷學習,從而提高秘書的政治素養,樹立正確的三觀,掌握正確的處事方式,做到知法懂法。其次,秘書需要大量的專業知識來支撐這個職位上所有能遇到的紛繁復雜的事情,只有擁有大量知識,進行有機的結合,才能得心應手的處理事情,例如,熟悉收文發文的辦理程序,應用文的寫作,辦公自動化的熟練運用,這些為最基礎的辦公能力,做好這些才只能滿足基本的秘書日常事務。再次,秘書還應該有更高一層的行政管理素質,包括行政組織,行政行為,人事管理,機關管理,行政事務財務管理,這時候就需要秘書發揮作用的時候了,一些社會的組織需要秘書的協調與組織,要求秘書必須要有良好的組織能力,在人事管理上,需要有良好的洞察能力及人力安排能力,幫助領導協調各個部門的職位,在行政財務管理上,必須要有清晰的思路,理清財務部門各個事務,明確財務管理的每個細節。最后在行政管理方面還要有一定的經驗,秘書這個特殊的職業,不論是在哪個方面,都要做到熟能生巧,這樣才會處理一些棘手的事務做到井井有條。隨著秘書在社會位置的重要程度不斷加強,保持良好的預見性和靈活的應變能力也是必不可少的。
  職位素質的體現具有聚集效應,但需要多樣的基礎能力幫助體現行政管理能力這個大概念,以上秘書行政管理素質中需要的基礎素質概述。

 ?。ㄒ唬﹨⒅\咨詢

  秘書是伴隨領導日常工作生活的重要工作伙伴,時代發展到現如今已經不再只是領導的附庸,而是具有專業能力輔助領導工作學習,在日常工作中應該具有參謀咨詢能力的重要工作伙伴。
  參謀咨詢能力本文從兩個方面進行論述,包括秘書的被咨詢和主動提出參考意見兩個層面。首先,領導在日常工作生活中會遇到各種各樣的問題,而秘書是第一時間伴隨左右的隨從工作人員,領導會向秘書咨詢行政管理中的部分問題。類似于工作視察中數據資料的記憶,今日相關工作中涉及的專業知識的概念等都會成為領導咨詢的問題而這時候秘書應該第一時間提供事先根據工作計劃準備好的相關信息提供給領導完成被咨詢任務更好的輔助完成日常的相關工作。術業有專攻,領導也會有不同的短板和知識的缺陷之處,秘書應該在日常的工作中積極主動彌補領導的不足之處,認真完成參謀咨詢的職業能力要求。再者,主動提出意見也屬于參謀咨詢能力之一,是在于領導遇到了類似于法律道德違規、腐敗xxxx、人情世故影響職權合理使用等情況時應該主動為領導提供自身的意見。近年來,越來越多的秘書都因為缺乏高尚職業道德立場在問題爆發時候和領導同流合污毀掉了自身的職業生涯。秘書是工作關系中領導的輔助工作人員,但不是任何事情都唯領導一人意見決定個人意識的附庸。秘書在領導發生工作偏離中應該積極提出正確的意見,幫助領導在權利應用中不忘法律法規、不忘人民不失黨性做好一個行政管理工作應該完成的工作任務,做好為人民服務。

 ?。?)輔助決策

  秘書行政管理中心的素質體現在日常的工作當中。其中輔助決策不是秘書影響決策走向,這是基礎原則,而是通過自身的專業能力和工作方法幫助領導更好的實現科學理性決策。秘書工作需要從三個層面進行不同的輔助決策工作實施,包括事前的準備工作,事中的輔助和事后的具體記錄三個不同層面落實自身的輔助工作的優秀完成。
  第一,事前的準備工作屬于傳統的秘書崗位的工作范疇,其中包括資料的收集整理、工作計劃梳理、時間安排和人員溝通、事情的走向基礎判斷的基礎籌備工作都屬于基礎能力范疇當中?,F代秘書崗位的要求增加了能力水平的要求,基礎的辦公自動化是基礎,包括法律的最新基礎素質、當下法規變動的政治文化素質修養、領導權力的正確認識都是新的要求。提出了忠于工作和政府,不單純依附于領導的新的道德素質理念要求,和辦公科學會的能力要求。
  第二事情發展階段的輔助工作,傳統秘書在工作中屬于較為輕松階段,可以單純的聽從領導和組織安排,等待領導決策?,F代秘書由于各種事情具體實施的細節在過去的崗位工作當中多于都有可以查詢的資料記錄,在領導工作的中可以幫助提供過去的實施策略予以幫助決策的輔助性作用,電子化辦公的優勢和秘書的輔助工作開始從被動性轉變走向積極主動參與工作的發展進行轉變。
  第三在時候的總結和記錄工作中,專業能力要求較低但素質要求提高。領導的工作不是每一次都是十全十美的需要一個客觀的記錄,在未來和領導需要反思和各級檢查的過程中成為一定的參考材料和依據。需要秘書崗位進行誠實的記錄和及時與領導溝通完善工作質量,提高整體對社會的服務能力。

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  信息溝通環節當中,主要從秘書的角度出發針對不同的人具有不同的專業技巧和素質要求。秘書的形象代表了領導的形象,身邊的專屬人員很容易讓周邊接觸到的人認為這是領導的指示不單純是秘書的個人意見。因此,在秘書與人溝通的過程中需要刻意規避發生,這也是基礎素質要求中的重點。
  秘書對于領導下級溝通需要注意不發表任何帶有指向性的意見,不能幫助領導違規作為第三方進行信息傳遞。不可以借助領導狐假虎威造成指令的訛傳和迷惑性影響。秘書一定要潔身自好,注重個人形象和廉潔素質的個人培養。領導的精力具有有限性因此在日常工作中的很多溝通工作需要秘書輔助性完成這是工作的必然,而如何科學的完成相關工作事秘書專業能力和個人素質修養的集中體現。

  2、行政管理素質在秘書工作中的具體表現

  (一)、思想政治素質

  秘書工作者在日常工作過程中由于工作輔助于領導解決各類問題,應該具有宏達的價值觀建立以全局為主的做事風格。社會發展過程中,秘書從單純的依附于領導意見的執行還需要兼顧領導的問題回答反饋者、思想工作引導者、問題發生時刻及發生前的預警者等多種身份。舊時的秘書職責不符合現代社會發展的需求,秘書不是領導的保護而是領導相互扶持工作的重要力量。秘書因此需要擁有良好的思想政治覺悟,才可以在領導的權利面前不忘記自身工作職權的重要性,不因為領導的權利而放棄了自己的工作政治原則。
  傳統秘書工作圈中流傳著這樣的風氣,領導的話就是天理、領導的指示就是唯一的指示、完成領導的意見就是最大的人生目標。妖魔化了領導管理方式,秘書在個人思想政治素質的體現在與在領導犯錯誤后、預防政治錯誤、錯誤發生過程中秘書的具體行動是建立在秘書的個人思想覺悟水平中。優秀的秘書具有良好的素質,是領導工作中的第一道防線,也是最有力保護領導和個人政治前途的第一素質要求。

  (二)、法律素質。

  在我國的法律制度建設工作當中一直在致力于建設依法治國的國家法律管理體系,秘書工作與法律工作也有著重要的能力要求。秘書工作中需要尊重自身相關的法律法規為領導提供相應的工作輔助。由于,秘書工作的對象往往多數是法律的執行者和制定者,自己沒有一個良好的法律知識的儲備和認知,無法再工作當中依法行使自己的工作權利,也無法對服務領導實行自下而上的監督作用,不符合習書記對現有工作者提出的具體要求。因此,秘書需要具備良好的法律工作素質。法律素質體現在處理特殊事件的時候有章可循,不盲目為了解決問題而產生新的問題。法律是現代社會行事的基礎,權利需要關進籠子里才能真正的為人民服務,工作需要在約束下發揮真正的積極價值。秘書徐誒霞法律素質不僅滿足自身的工作需求,在服務領導工作當中需要提供更加專業、全面的可行性意見才可以真正的提高自身的行政管理能力。

  (三)、保密素質。

  秘書工作的日常工作當中會大量的接觸領導的最私密辦公內容,對現有的政策、方針、人事等問題都有預先的知情能力,如果違反規定,通過自身工作的便利性違法保密原則破壞工作的保密性容易引發多種問題。秘書工作的特殊性要求秘書崗位工作者必須擁有良好的保密素質才可以完成秘書工作。2016年國家在職務犯罪案例調查中發現了大量的相關工作人員由于保密失誤意外泄漏國家消息造成政府經濟損失,幫助相關利益者謀取利益的案例多達23134件。高發區集中在國家規劃、發改局等相關職能工作部門。秘書作為領導身邊的貼身服務工作者,對于很多最新的政治、工作信息具有預先知曉的特殊能力,保密素質的提高顯的更加必要。

  (四)、服務素質。

  秘書不是一個專職擁有自行解決問題能力的職務,秘書的核心是服務領導幫助權利的使用者更好地完成具體工作的過程中起到輔助作用。因此,秘書是服務崗位的綜合體現,又具有專屬的一對有服務的特點,更需要較好的服務能力才可以更加綜合的幫助領導完成日常工作。服務工作在常規認知中缺乏社會地位認同,但秘書工作因此更應該放低自己的姿態,更好地投入到服務領導的工作中才可以真正的確實提高自身的領導能力,起到服務領導輔助完成工作任務的工作要求。
秘書行政管理素質之我見

  三、提高現代秘書行政管理素質的途徑

  要想提高現代秘書行政管理的素質,需要針對目前在現代秘書行政管理素質培養當中所存在的具體問題一步步的進行,不能急于求成。在提高秘書工作者行政管理素質的方法上,通過總結可以得到以下幾點:

  (一)強化學習意識。

  秘書人員在工作過程中需要不斷進行自覺的學習,只有這樣才能讓自身儲備的知識更加豐富,頭腦更加充實,不斷的拓展思維能力,提升自己對于是非的分辨能力,以及對問題的解決能力,通過這樣的方式來提高自身所具備的綜合素質。根據秘書工作自身的性質,需要加強以下幾個方面的學習:一是要加強自身的思想政治理論,二是要加強對社會主義市場經濟理論的學習,三是要加強自身的法律知識,四是要加強對新科技知識的知識,五是要加強對時事政治的學習,六是要加強自身的業務知識。只有通過不斷的學習,對知識結構不斷更新,才能夠真正適應社會與時代發展的要求。在這個快速發展的時代,不學習就會被淘汰,尤其是對秘書這個特殊的職業更有嚴格的要求。
  秘書可以說的上是一種全能型人才,所以要上通天文,下知地理,一個合格的秘書,必須要有憂患意識,要明白自身還存在很多不足,需要不斷的完善自己,要有明確的學習意識?,F在有許多培養秘書的教育機構,這些機構以培養全能型秘書人才為目的。所以秘書自身也需要有學習的意識,除了歷史、政治、地理法律知識等等之外,還要有心理知識,人際交往知識的學習,時時刻刻想著充電學習,不斷讓自己得到更高的素養。

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  愛崗敬業一直都是工作中的日常需求能力但是在秘書工作中卻擁有全新的解讀。工作當中秘書工作的開展對領導具體辦事能力等都擁有極強的幫助作用,因此秘書工作價值極強,需要提示自身崗位的敬業意識需要從不同的方面進行綜合改善提高。首先需要全面完善個人能力,一個較強能力作為個人能力代表,多元化發展個人能力豐富職業技能。再者,在工作問題總結積累中應該認真學習反思機制,落實工作日有所得月有所進年進一步的發展規劃。其次,對于工作的基礎安排要有創新的工作解決思維。在工作中秘書需要根據不同時間遇到的新問題都進行有效的解決才可以真正的做好工作,而秘書遇到的工作不能單純的只是工作基礎內容內的,豐富的日常工作需要秘書崗位樹立良好的綜合素質,因此需要從以上談到的方面進行努力。
  作為一個現代秘書,必須要有敬業意識,在工作中,必須要全身心的投入到工作中去,將自己的職業看做是最神圣的事情,努力將每一個工作都做到完美。如果一個秘書沒有敬業意識,那么一定不會將工作做好,不斷強化秘書的敬業意識,會讓秘書對待工作更加認真,工作結果更加完美。

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  每個人在社會中都承擔著屬于自己的責任,通過工作、勞動以及生活,在社會上扮演著屬于自己的角色,擁有自己的地位,同時又和其他人之間存在著不同性質的關系。秘書也是一樣。一個現代秘書人員,應該了解自己所進行的社會活動以及所處的社會地位,既要承認自己在職業與職位當中所具備的從屬性,又要對產生的依附性進行擺脫,具有一種非常清醒的角色意識,只有這樣,才能夠讓自己在工作當中不斷成熟,最終走向成功。另外,要真正提高現代秘書所具備的行政管理素質,還需要做到:第一,對自身人格品質方面的不斷健全,以及在心理素質方面的提升。要把秘書工作做好,不斷提高自己的工作效率,一個現代秘書工作者需要具備自己獨特的人格品質以及良好沉穩的心理素質。一個高尚的人格品質,對于人們在思維方式上以及行為方式上都會產生很大的影響,起到感染與號召的作用;一個非常健康的心理素質,能夠使讓現代秘書工作者擁有一個既從容又輕松的心境,這樣的狀態有利于發揚與其他人進行交流與合作的精神,不僅對于現代秘書自身的發展非常有利,對于秘書工作的開展也非常有利。
  首先,現代秘書從業人員在工作當中,具有服務性、輔助性以及協調性等工作性質,并且以此作為基礎,在工作的過程中不斷的開動腦筋,通過自己的主觀能動性來解決問題,在工作的過程中,還要有屬于自己的獨立思維以及行為舉止,并且把這些能力充分體現在對任務目標的解決方法上。同時,現代秘書工作者還要具有一種角色的意識,通過進行正規的教育學習,不僅要學習到專業的知識,還要有系統進行訓練,通過這樣的方式,樹立起對于秘書角色的意識。
  其次,秘書人員在工作的過程中,需要通過長期不斷的積累,獲得豐富的經驗以及閱歷,只有這樣才能把自己充分融入到秘書的角色中。把工作中所運用的案例以及研究方法,還有工作當中所遇到的困難以及受到的挫折都詳細的記錄下來,通過不斷的對自我進行分析與研究,最后提煉出有益的經驗與教訓。
  最后,培養現代秘書工作者的個性。對于一個人來說,所具有的個性,是在生理、心理以及社會行為這三個方面進行的總和,也是在與其他人的相處過程當中,所呈現出來的一種性格傾向?,F代秘書從事行業人員,需要做好本職工作的同時,展示出自己獨特的個人魅力,通過表現出自身所具備的非常鮮明的個性與特點,充分展示出自我價值。立足于自自己的工作,在工作的過程中展示出屬于個人的形象特色。

 ?。ㄋ模┌l展現代行政管理意識,培養創新能力。

  當前的社會,在技術以及信息知識方面飛速發展,日新月異,展示出一個全新的社會面貌。對現代秘書進行行政管理素質的培養,并不是簡簡單單的進行一個模式化培養,在培養的過程中一定要與社會的需要,經濟的發展相適應,與時俱進,具備強烈的現代化意識。
  網絡以及科技的廣泛應用,拉近了人與人之間的距離,在秘書的具體工作當中,也處處體現了網絡時代所具備的特色。例如,現代秘書工作者在對會議活動進行安排、或者對上級通知進行傳達、在各個部門之間進行文件傳送、對有關文件進行處理等等,這些日常的辦公室工作,都可以通過電子郵件的方式,或者是其他多種網絡處理方式來快速有效的完成。
  和傳統秘書的承擔的工作內容相比較,一個現代化秘書工作者在工作當中不需要對文件材料進行親自的傳遞,縮短了勞動時間,對效率低下的體力勞動起到了質的改變?,F在只需要通過一臺電腦,就能夠向各個部門進行相關信息的傳遞、通知的下達及意見的反饋。
  在這樣一個信息化的時代,現代化秘書工作者要想在工作當中為領導做好助理與參謀的工作,在激烈的市場競爭當中擁有自己的一席之地,在發展日益迅速的現代社會當中真正立足,不僅需要在工作當中不斷的進行創新,還需要在思想上以及和技術上進行不斷的創新,讓自己的綜合素質得到不斷的提高,增強解決問題的能力。
  目前,我們國家在社會與經濟的發展方面所獲得的資源越來越多,發展的越來越迅速。在面對著這樣廣闊的發展平臺以及非常便捷的經濟列車,現代秘書工作人員,在工作的過程中不僅僅需要具備一種非常專業的行政管理素質,同時還需要通過一種創新的思維方式對自己的能力進行不斷的訓練與提升。由于秘書工作具有從屬性的特點,而所服務的上級領導在自身活動方面的實際情況當中存在著很多的不定性,這就需要秘書工作者進行及時而又靈活的應用,通過創新思維進行妥善的解決。另外,公司與企業在發展的過程中,需要不斷提高效率,采用更加準確有效的方案進行決策,這種情況下,就要求秘書工作者通過自身具備的創新意識突破傳統解決方案中所設置的條條框框,打破傳統觀念所進行的設定,為所服務的上級領導以及公司或者是企業提出一種更加具有長遠發展意義的方案。

  四、結語

  全面提高現代秘書綜合素質,對于政府,和企事業單位來說,有著非常重要而又積極的意義。在工作當中,需要秘書工作者對于自身工作有一個客觀正確的認識以及把握,在熟知工作本質以及工作規律的基礎之上,不斷加強自身在思想政治方面的素質,塑造出一種健康而又積極的人格品質,不斷提升自身在心理方面的素質,讓自身能力得到不斷的完善,充分發揮出一個現代秘書工作者在行政管理工作當中應有的作用。
  綜上所述,當前,在對秘書進行培養的主要目標就是要建立一支真正具有高素質、高效率的綜合現代秘書隊伍,通過這樣的方式來提高行政管理的質量。隨著社會的不斷發展,在社會的結構方面也在不斷的做出相應的調整,從事秘書工作的人員無論是所處微觀的環境還是所處宏觀的環境也隨著發生了非常巨大的變化。我國的行政部門,現代化的企事業單位,對于秘書崗位的素質要求也在不斷的提高。作為一名現代化的秘書從業人員,不僅要掌握扎實的專業知識,還要在工作中不斷強化自身的創新意識,加強在行政管理方面的素質,只有這樣,才能充分適應一個信息化的時代在發展以及改革方面的需要。

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